Cara Membuat Mail Merge

Assalamu'alaikum Wr.Wb.

Dipostingn kali ini saya akan memberikan materi tentang 

Cara Membuat Mail Merge Gambar di Word dan 

Cara Membuat Mail Merge di Word

Berikut tutorialnya, Selamat Membaca 😊

1. Cara Membuat Mail Merge di Word

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.
Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Ada 2 dokumen yang digunakan dalam membuat mail merge, yaitu:

• Dokumen Master, dokumen utama yang isinya sama untuk semua penerima.
• Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. 
  Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat.
Selain itu:

• Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
• Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
• Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain. 
  Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

Tahap I Membuat Data Source

Buat data source Nama dan Alamat di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.

Tahap II Membuat Dokumen Master

Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen ini jangan ditutup karena akan kita lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
    
2. Selanjutnya kita akan memilih data source.
3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
4. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
5. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
6. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
7. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
8. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
   Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.
   
   Tip:
   • Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan sebagainya.
     Lihat di sini: Cara Format Teks dan Angka Data Mail Merge di Microsoft Word.
   • Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
     1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
     2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
   • Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.
     
9. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol Preview Results.
   Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
   Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan.
   
   Preview Result – Mail Merge Word 2007.
   
   Preview Results – Mail Merge Word 2013.

Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

• Print Documents, untuk mencetak surat. Ada 3 pilihan:
  1. All untuk mencetak semua surat.
  2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
  3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
  
• Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
  Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
  Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

2. Cara Membuat Mail Merge Gambar di Word

Tutorial : Word 2007 dan 2010. 
Mail merge gambar bisa digunakan untuk membuat katalog, kartu ujian atau kartu anggota yang berisi foto, dan surat dengan gambar tanda tangan, dan sebagainya. 
Tutorial ini akan membahas cara membuat mail merge katalog yang berisi gambar dengan sumber data dari Microsoft Excel. 
Berikut cara penggunaannya.

Tahap I: Membuat Sumber Data MS Excel dan Dokumen Master di MS Word

Langkah-langkah:

1. Terlebih Siapkan PT KARYA CIPTA PUTRA mengajukan gambar untuk review macam ketebalan Dan simpan folder hearts Yang sama DENGAN Dokumen mail merge.
   
2. Buat data sumber di Microsoft Excel 2007 atau 2010 seperti contoh berikut ini dan simpan dalam format Excel 97 - 2003 (.xls) dengan nama menu . Pastikan Nama Gambarsesuai dengan nama file gambar pada langkah 1.
   
3. Buka dokumen baru Word 2007 atau 2010 . Buat Dokumen Master Berupa tabel DENGAN Data berikut Format hearts Dan simpan Firman 97-2003 (.doc). 
   
   Catatan : dokumen Word dan Excel harus disimpan dalam format 97 - 2003 karena fitur IncludePictureyang akan digunakan pada mail merge gambar tidak bisa digunakan di Word 2007 dan 2010 (ada masalah bug).

Tahap II: Menggabungkan Sumber Data dengan Dokumen Master

Langkah-langkah:

1. Di dokumen master MS Word, tab Mailings , grup Start Mail Merge , klik Start Mail Merge dan pilih Directory .
2. Sekarang kita akan meny masukan sumber data. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge , klik Select Recipients .
3. Pilih Gunakan Daftar yang Ada , dan cari lokasi dokumen ( menu.xls ) pada kotak dialog Pilih Sumber Data . Kemudian klik Open .
4. Sekarang kita akan data dat pada masing-masing tempat. Taruh Kursor di Samping Tulisan Kode: . 
   Kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields , klik Insert Merge Field dan pilih Kode .
5. Lakukan hal yang sama pada Snack:dan sekarang tampilan dokumen seperti ini.
   
6. Selanjutnya kita akan meny. Klik pada kolom kedua tabel.
7. PADA Insert tab, Ilustrasi grup, click Gambar Dan cari LOKASI gambar.
8. Klik pada salah satu gambar katalog. Kemudian klik tanda panah pada tombol Insert dan pilih Link ke File .
   
9. Tampilannya seperti gambar berikut ini. 
   
   Increase ukuran gambar DENGAN Cara: PADA Gambar Alat , Formattab, Ukuran grup, Increase Nilai Tinggi ATAU Lebar .
   
10. Selanjutnya tekan tombol ALT + F9untuk menampilkan kode field.
11. Hapus nama file gambar Pada tutorial ini, nama file adalah roti . Seperti ini.
    
12. Pastikan posisi kursor masih berada di posisi nama file gambar ( roti ) yang sudah dihapus (lihat gambar di atas). Kemudian pada tab Mailings , grup Write & Insert Fields , klik Insert Merge Field dan pilih Nama_Gambar .
13. Tampilannya adalah seperti gambar berikut. Selanjutnya kita perlu menambahkan satu kode lagi agar sesuai dengan datanya masing-masing.
    
14. Pilih teks "{MERGE FIELD Nama_Gambar} .jpg" seperti contoh gambar dan tekan tombol CTRL + F9 untuk membuat kurung kurawal.
    
15. Pada posisi setelah kurung kurawal pembuka, ketik IF TRUE seperti contoh berikut.
    
16. TEKAN Tombol ALT + F9 untuk review menyembunyikan Kode lapangan. Seperti ini.
    
17. Lihat point Mailings tab, click Preview Hasil . Klik tanda panah untuk berpindah antar data / record. 
    Jika masih ada yang mau diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan.
18. Untuk menyimpan hasil mail merge, klik tombol Finish & Merge , pilih Edit Dokumen Perorangan , klik Semua dan OK .
19. Tampilan hasil mail merge pada dokumen baru seperti gambar berikut.
    

KESIMPULAN

Ada banyak cara untuk membuat mail merge gambar, seperti pada tutorial ini dan ini . 
Namun, dari beberapa cara yang dicoba, hanya tutorial di atas yang sukses menampilkan gambar sesuai dengan datanya masing-masing. Pada tutorial lain yang saya baca, ada yang tidak menambahkan " JIKA TRUE " pada kode field. Namun, cara ini akan membuat mail merge hanya menampilkan satu gambar saja untuk semua record. 
Bagaimana dengan Anda? Apakah Anda memiliki cara untuk membuat surat di MS Word?

Terimakasih telah mempir di blog saya. Semoga postingan saya bermanfaat bagi kalian semua😉


Sumber: 2.https://www.computer1001.com/2012/11/Cara-Membuat-Mail-Merge-Gambar-di-MS-Word.html

1.https://www.computer1001.com/2008/10/cara-membuat-mail-merge-di-word-2007.html